El trabajo en equipo es una de las necesidades más prominentes en la mayoría de las empresas y es un elemento integral de la vida diaria de los empleados. Sin embargo, con el aumento de los escenarios de trabajo a distancia que experimentamos en la actualidad, la comunicación entre los miembros de un mismo equipo puede convertirse en un problema si no se tienen las tecnologías requeridas para facilitarla. Como respuesta a esto, se han desarrollado diferentes herramientas colaborativas destinadas a ayudar a los equipos de trabajo a ser más productivos en el desarrollo de sus tareas, mientras al mismo tiempo  mantienen dinámicas de comunicación más eficientes y las empresas amplían sus capacidades de escalabilidad. 

La colaboración es la nueva norma para hacer el trabajo más simple, sin embargo, obtener sus beneficios solo es posible si se tienen las mejores herramientas en primer lugar. Los mejores softwares son aquellos que hacen sencillo trabajar en equipo sin importar la distancia o el volumen de tareas generales y especializadas. Estas herramientas deben ofrecer una amplia gama de funcionalidades que van desde el almacenamiento de datos hasta opciones de reuniones en línea, así como ser claras y fáciles de entender para que todos los empleados se encuentren facultados para aprovecharlas. 

Afortunadamente todas estas opciones ya se encuentran en el mercado y las herramientas colaborativas son una realidad que llegó para quedarse, así que para mejorar el desempeño de tus equipos de trabajo aquí te contamos más sobre ellas para aumentar la productividad y escalabilidad de tu empresa en el 2022. 

¿Qué son las herramientas colaborativas?

Herramientas colaborativas” es un término usado para describir a todos los software y servicios en línea disponibles para empresas e individuos que les permiten trabajar juntos de manera óptima en proyectos comunes sin importar ubicación o cercanía física con los demás miembros del equipo de trabajo. Este tipo de tecnologías pueden ser tan simples como un chat empresarial o tan sofisticadas como un software de gestión de proyectos. Su objetivo principal es alinear a los trabajadores para que puedan lograr sus objetivos comunes. 

Por lo general este tipo de plataformas cuentan con un subconjunto de funciones superpuestas enfocadas en permitir los esfuerzos coordinadas en tiempo real, generando un flujo de trabajo mucho más sincrónico al establecer una plataforma central para compartir archivos, guardar documentos en línea, asignar tareas y tener discusiones en tiempo real.

A medida que el lugar de trabajo del siglo XXI deja de ser una oficina física, aumenta la necesidad de software de colaboración que contribuya inmediatamente al mejoramiento del desempeño profesional. Contar con la herramienta adecuada es la apuesta correcta para obtener los beneficios que esta es capaz de proveer, pero para hacerlo es importante conocer cuáles son las mejores opciones de acuerdo a las necesidades de cada empresa. 

Algunas de las mejores herramientas colaborativas del mercado 

No hay duda alguna de que bien utilizados, los software de colaboración ayudan a derribar obstáculos en la comunicación y promueven la productividad de todos los involucrados, sin embargo, debe tenerse en cuenta que de acuerdo a la industria o requerimientos específicos de cada organización, para alcanzar los mejores niveles de resultados deben utilizar herramientas específicas que respondan a esas necesidades. Veamos dos de las alternativas que dominan el mercado por presentar las mejores soluciones para un gran rango de empresas e instituciones: 

Asana: 

Asana es la mejor herramienta para la gestión de proyectos con un enfoque colaborativo. Permite que tu equipo colabore en tareas, dividiendo el proyecto en subtareas manejables y realizables. Con Asana es sencillo asegurarse de que cada miembro del equipo de una organización sepa cuál es su responsabilidad y lo que se espera de ellos -aunque se encuentren laborando en modalidad remota-, mientras al mismo tiempo permanecen actualizados sobre el estado de cada tarea. El seguimiento del trabajo hace que se obtengan los resultados esperados con un impacto positivo en el desempeño y la productividad. Aunque su versión gratuita es excelente para empezar a gestionar proyectos como un primer acercamiento a la herramienta, lo recomendable es avanzar hasta su versión “Business” que permite una amplia serie de opciones de automatización, integraciones y capacidad de escalabilidad.

Google Education 

Google Education es un conjunto de herramientas digitales simples y flexibles destinadas a ayudar a las comunidades académicas y/o escolares a colaborar mejor, administrar clases y crear entornos de aprendizaje seguros en el ecosistema online. Sus aplicaciones y servicios están diseñados para alojar, distribuir documentos, comunicación y tecnología basados en la nube, y su implementación en diversos centros de estudios ha tenido un impacto increíblemente positivo en el quehacer diario de millones de estudiantes, docentes, investigadores e incluso familias alrededor del mundo; sin lugar a dudas es la mejor herramienta de colaboración para el sector educativo disponible en la actualidad.

¿Qué beneficios aportan los software colaborativos?

Uno de los mayores obstáculos para una estrecha colaboración entre equipos de trabajo es la distancia. Sin embargo, gracias a la creciente disponibilidad y popularidad de las herramientas colaborativas ya no es necesario que los miembros de una compañía o institución se encuentren en la misma ubicación geográfica para alcanzar una excelente comunicación y flujo de trabajo. Por esta razón, algunos de los beneficios más importantes de adoptar estas tecnologías están alineados a esta nueva modalidad. Un buen software colaborativo te permitirá gestionar equipos de trabajo remotos, contar con protección de datos garantizada en la nube, dar seguimiento a proyectos, aumentar la productividad, ahorrar dinero y mejorar las relaciones entre colaboradores.

Implementa una nueva herramienta sin fallar en el intento

La introducción de una nueva herramienta de colaboración puede mejorar drásticamente la eficiencia de tu equipo de trabajo, sin embargo, como con cualquier otro tipo de recurso, una plataforma colaborativa debe contar con un correcto proceso de implementación para cumplir su promesa de beneficios en su totalidad.

Muchas empresas hacen grandes inversiones en herramientas fabulosas sin estar preparadas para la transformación tecnológica que estos desarrollos implican, y en la cual deben estar involucrados diferentes actores de la organización como jefes, directivos de alto nivel, colaboradores, y áreas estratégicas de apoyo como Tecnología, Sistemas y Comunicaciones -para fortalecer el proceso con campañas orientadas a divulgar los cambios y el papel de cada público-. Por esta razón, a pesar de contar con la solución ideal no llegan a obtener éxito y por el contrario generan confusión e incluso pérdidas económicas para la empresa. 

Por todo lo anterior, esta transición debe ser progresiva y por supuesto empezar con la selección de la solución adecuada, es decir, aquella que cumpla con las necesidades de la organización. Supongamos que eres líder de una compañía y eliges Asana o eres la cabeza de una institución académica y seleccionas Google Education ¿Qué hacer después? 

Trabaja con un aliado

Lo cierto es que si bien existen algunos pasos estándar que se pueden seguir, el ritmo de la implementación y sus fases también dependen de la clase de organización, su número de empleados y modalidad de trabajo. Por eso, contar con un aliado con experiencia en este tipo de avances es la mejor opción para llevarlo a cierre con éxito garantizado.  En Halley Cloud, somos especialistas en migraciones, implementaciones y mentorías estratégicas. Además de ser partners de las mejores herramientas para tu organización, nos haremos cargo de desarrollar el plan de adopción de las plataformas pero también de capacitar y entrenar a tus colaboradores para que las conozcan, se sientan cómodos con ellas y puedan sacarles el mayor provecho. 

Con una buena capacitación tus empleados no solo sabrán cómo moverse con las nuevas herramientas, se sentirán mucho más empoderados acerca de su papel en el negocio y tendrán mayor interés en respaldar todos los planes de evolución de la compañía. Aunque no lo creas esto será vital para el desempeño y la productividad pero también para el fortalecimiento del compromiso y la cultura interna, así que por donde lo veas tendrás todas las de ganar.