El mundo de los negocios se transforma continuamente y las organizaciones deben mantenerse al día con los avances tecnológicos para seguir siendo competitivas. En ese contexto, la  coordinación y gestión de cualquier empresa puede ser compleja, por lo tanto, contar con las herramientas adecuadas es fundamental para ejecutar cada proceso de manera efectiva. Implementar una estrategia de colaboración digital es esencial para aumentar la productividad, y la mejor manera de hacerlo definitivamente es con un conjunto de aplicaciones en la nube que te ayuden a administrar diversas tareas organizadas.

Hasta hace algún tiempo elegir entre los software empresariales disponibles solía ser  sencillo, pues ciertas alternativas eran simplemente la única opción en el mercado. No obstante, en la actualidad existe un alto nivel de competencia y hay diversas soluciones que ofrecen excelentes estándares de funcionalidad integrada para satisfacer las necesidades únicas de cada negocio. 

Si te estás debatiendo respecto a cuál paquete puede ser el más apropiado para tu empresa, hoy en Halley Cloud te presentamos un comparativo frente a las opciones más populares y destacadas del mercado: Google Workspace y Microsoft 365. 

Visión general

Tanto Google como Microsoft ofrecen a los usuarios aplicaciones en la nube diseñadas para cubrir sus necesidades empresariales mediante un servicio de suscripción. Dichas aplicaciones se encargan de favorecer la comunicación en línea y la colaboración.

Google Workspace hasta hace poco era conocido como G Suite y Microsoft 365 antes se conocía como Office 365. Ambos productos cuentan con décadas de trayectoría proveyendo herramientas de productividad que le permiten a las organizaciones realizar tareas en la nube que incluyen por ejemplo: correo electrónico, videoconferencias, gestión de archivos, almacenamiento en la web, administración de calendarios, creación de documentos, presentaciones, hojas de cálculo, entre muchas otras. 

Los dos software empresariales funcionan bien en múltiples dispositivos y sistemas operativos, pero cada uno de ellos ofrece un abordaje particular para las necesidades de las empresas en términos de interfaz, personalización y capacidad. Según un estudio realizado por la consultora basada en investigación Quadrant Strategies Google Workspace supera a Office 365 en toda la gama de funciones y factores críticos que más preocupan a las empresas. Veamos por qué. 

Funcionalidades 

Las suites de aplicaciones en la nube Google Workspace y Microsoft 365 ofrecen en general las mismas aplicaciones básicas. Cada una tiene programas de procesamiento de texto, hojas de cálculo, presentaciones, correo electrónico, agenda de contactos y calendario. Además cuentan con  su propio software de videoconferencias, mensajería, toma de notas y almacenamiento asociado. Sin embargo, si nos adentramos en cada una de sus aplicaciones individualmente veremos que son bastante diferentes desde su interfaz hasta su administración, y adicionalmente cuentan con herramientas y apps adicionales que las distinguen. ¿Cómo son percibidas estas variaciones? Bien, teniendo en cuenta que el mayor provecho de las funcionalidades se obtiene cuando los usuarios se sienten completamente cómodos para usar y explorar las herramientas, Google Workspace empieza a destacarse. De acuerdo a la encuesta, el 52% de las empresas reportaron que sus equipos se sintieron cómodos usando Workspace después de un mes o menos de haberla implementado, mientras que los equipos que usan 365 lo lograron solo en un 39% durante el mismo período.  

Pero profundicemos un poco más. Para tener una idea más clara de las distinciones entre plataformas te compartimos los aspectos que más las diferencian y cómo respondieron los usuarios:

Adaptabilidad y trabajo offline

Un estudio realizado por la compañía Citrix sobre la movilidad empresarial demuestra que para el 89% de los ejecutivos encuestados el aumento de la productividad es una de las ventajas que tiene la adopción de soluciones de movilidad para las empresas (es decir, implementación de SaaS, dispositivos móviles, plataformas colaborativas,  redes de internet, etc.) Por lo anterior, trabajar con una herramienta que funcione en diferentes dispositivos y que ofrezca beneficios adicionales como trabajo offline es una verdadera necesidad para aportar a la ejecución de tareas con más rapidez. 

Como ya lo sabemos, ambos software empresariales son compatibles con diversos navegadores y dispositivos móviles, por lo cual son sus otras capacidades las que los diferencian. Google Workspace es una herramienta basada en la nube por lo que para usarla siempre debes acceder desde un navegador conectado a la red. Ofrece opciones para trabajar sin conexión por medio de la sincronización de archivos una vez reconectado en caso de perder acceso a internet.

Con Microsoft 365, trabajar sin conexión es más fluido ya que cuenta con aplicaciones de escritorio con las que puedes laborar autónomamente sin internet. Si deseas sincronización automática tienes la opción de trabajar con OneDrive o desde los mismos programas instalados. En la práctica la realidad es otra. 

Dadas las facilidades de trabajo remoto, un gran número de empleados utilizan sus teléfonos celulares para realizar tareas laborales, por eso, aunque 365 tiene una buena movilidad en ordenadores, la percepción no es la misma cuando se trata de otros dispositivos más usados. Quadrant Strategies encontró que el 76% de usuarios de Google Workspace trabajan con frecuencia desde sus teléfonos móviles debido a su alta adaptabilidad y facilidad de uso, frente al 61% que lo hace en Microsoft 365.

Colaboración y comunicación

Microsoft 365 y Google Workspace ofrecen aplicaciones en la nube útiles para la comunicación y colaboración. No obstante, la parte difícil para los negocios es decidir qué herramientas son más adecuadas para sus diferentes tareas en estos ámbitos. 

Los dos software empresariales permiten la edición simultánea de documentos en línea. Microsoft cuenta con OneDrive un servicio que permite colaborar usando aplicaciones de escritorio en las cuales se puede ver quien está editando en tiempo real y así verificar los avances del documento. Google Docs de Workspace, por su lado, hace este proceso mucho más sencillo, pues la colaboración se da totalmente en la nube y se ejecuta de manera rápida, confiable y también en tiempo real. Al permitirles trabajar conjuntamente y observar quién está participando, Workspace ofrece a sus usuarios una sensación más tangible de trabajo en equipo y conexión entre los colaboradores. 

Según el estudio realizado por Quadrant Google Workspace generó beneficios más grandes de manera constante en la colaboración. El impacto acumulativo de estas ventajas se evidencia en la cultura empresarial y estilo de trabajo, pues los equipos manifiestan que con esta herramienta trabajan más unidos y mejor. 

Algunos datos del estudio que lo confirman: 

  • 84% de los usuarios de Google Workspace indica que revisan y editan el mismo documento en el transcurso de reuniones regulares.
  • 92% de los usuarios de Google Workspace dice que la colaboración en tiempo real se ha convertido en el estándar para la creación de documentos en su equipo. 
  • El 50% de los usuarios de Google Workspace señala que brindar feedback es más fácil con esta herramienta, frente al 38% que lo asegura respecto a Microsoft 365.

Almacenamiento 

El plan básico de Microsoft 365 incluye 1 TB por usuario de almacenamiento de archivos, mientras que el plan de inicio de Google ofrece 30 GB, este espacio de Workspace se puede aumentar a 2 TB por usuario al adquirir su plan siguiente “Business Standard” y puede llegar a ser ilimitado con sus paquetes más avanzados, cosa que no es posible con 365 que sigue soportando un máximo de 1 TB por usuario en todos sus planes.

Acerca de esto, el estudio de Quadrant Strategies demostró que evaluar el almacenamiento es importante para identificar el acceso a la información y evitar la aparición de brechas en la comunicación. 

Dicha encuesta identificó que Google Workspace es más efectivo para atravesar los silos que pueden disminuir la eficacia y la productividad. Con Google Drive se puede acceder fácilmente a documentos compartidos con los miembros de la organización y así generar fluidez entre los equipos y áreas de trabajo. El 78% de usuarios que migraron con su empresa a Workspace aseguran que es más fácil encontrar información desde que adoptaron el conjunto de aplicaciones en la nube del gigante Google.

Precio

Los precios de Google Workspace son más sencillos de comprender que los precios de Microsoft 365. Google enumera cuatro planes mientras que Microsoft divide sus planes de suscripción en al menos ocho formas para las empresas, por supuesto con el fin de brindar mayor personalización, sin embargo, esta se puede lograr con los dos software.

Google Workspace

  • Business Starter: $ 6 por usuario por mes
  • Plan Estándar: $12 por usuario por mes
  • Plan Plus: $18 por usuario por mes
  • Plan Enterprise: precios personalizados, cotizados por un representante de ventas

Microsoft 365

  • Plan Básico: $5 por usuario por mes
  • Plan Estándar: $12.50 por usuario por mes
  • Plan Premium: $20 por usuario por mes
  • Microsoft Apps para negocios: $8.25 por usuario por mes
  • Microsoft 365 E1: $8 por usuario por mes
  • Microsoft 365 E3: $20 por usuario por mes
  • Microsoft 365 E5: $35 por usuario por mes
  • Microsoft 365 Apps para Enterprise: $12 por usuario por mes

Aunque es un factor importante, el precio no debería ser la variable determinante al momento de elegir un proveedor de aplicaciones en la nube. Ciertos intangibles podrían tener un papel mucho mayor en la generación de ROI que en últimas será más valioso que ahorrar algo de presupuesto. El 68% de los usuarios de Google Workspace manifestó que disfrutan más el trabajo desde que su compañía implementó Workspace, mientras que solo el 30% de los usuarios de 365 puede decir lo mismo. Hoy en día se sabe que la felicidad es clave para el éxito empresarial.

¿Google Workspace o Microsoft 365?

No existe una respuesta única acerca de cuál de estos conjuntos de aplicaciones en la nube es mejor para las organizaciones. La realidad es que esta decisión depende de las necesidades, número de usuarios y  presupuesto de cada empresa. 

Si bien de acuerdo a la investigación Google Workspace sobresalió en todos los factores clave y destacó en innovación y productividad, al momento de elegir software empresariales siempre es importante evaluar la demanda de cada organización. Para ayudarte a seleccionar la mejor opción de acuerdo a las características de tu negocio, lo más recomendable es que trabajes con un proveedor autorizado de SaaS. Con conocimiento acerca de los beneficios que aportan más significativamente a cada tipo de organización, te guiarán para seleccionar la alternativa que mejor se ajuste a tus requerimientos colaborativos.