El impacto de la pandemia de Covid-19 generó que muchas organizaciones decidieran implementar modelos de trabajo remoto o híbridos que requieren nuevas prácticas para su efectiva gestión. Si bien muchas de estas organizaciones ya contaban con avances en términos de transformación digital que facilitaron este proceso, para algunas empresas la gestión de equipos de trabajo se ha convertido en un verdadero desafío, especialmente en lo referente a las actividades remotas. 

Para navegar esta realidad de la manera más eficiente posible los líderes de empresas deben hacer nuevos esfuerzos para brindar a sus equipos la dirección y apoyo que necesitan, sin embargo, hacerlo no siempre es una tarea fácil. En general se necesitan herramientas para trabajo en línea y formas innovadoras para lograr mantener un sentido de colaboración latente sin importar las distancias. Afortunadamente, la tecnología nos brinda los medios para apoyar esta necesidad y con la planeación correcta se pueden integrar todas las variables para lograr el éxito en estas nuevas modalidades laborales. 

Adaptarse puede generar temor, pero hacerlo es necesario para obtener los mejores resultados. Si estás en medio de ese proceso o a punto de iniciarlo, aquí tienes 10 claves para lograr una mejor gestión de equipos de trabajo en modalidad remota:

1. Establece metas claras

Administrar un equipo remoto comienza con el establecimiento de límites, reglas y expectativas claras de trabajo que tus colaboradores deben cumplir mientras realizan sus labores desde casa o el lugar en que se encuentren. Establece y manifiesta a tus empleados lo que se espera de ellos y las normas que deben seguir de acuerdo a su tipo de contrato. Estas directrices pueden indicar: metodologías de trabajo, instructivos de procesos, horarios, canales y estilo de comunicación, entre otras.

Teniendo en cuenta que ahora las interacciones serán en su mayoría virtuales es importante que la definición de metas y expectativas esté acompañada de seguimiento. Realizar reuniones a través de videollamadas con cierta periodicidad puede ser una excelente opción para garantizar el logro de los objetivos propuestos.  

2. Define los roles de los miembros del equipo

En la gestión de equipos de trabajo remotos es importante fijar con exactitud cuántas personas necesitas que hagan parte de este y cuál será el rol específico de cada una de ellas. Si ya cuentas con un grupo de personas trabajando contigo la definición debe estar orientada a precisar lo que debe lograr cada una, de esta manera será mucho más sencillo trabajar colaborativamente y monitorear el progreso individual y colectivo.

3. Utiliza plataformas colaborativas

Las herramientas para trabajo colaborativo son cruciales para administrar equipos remotos. Gracias a ellas podrás administrar tareas, comunicarte y compartir archivos y proyectos con todos tus empleados remotos.

Invierte en proporcionar a tus colaboradores en esta modalidad acceso a estas herramientas que sin duda aumentarán su productividad y mejorarán la fluidez del trabajo. Algunas soluciones exitosas y destacadas en el mercado por sus características y funcionalidades:

El trabajo remoto no sería posible sin la tecnología. Asegúrate de seleccionar aquellas que funcionen en sintonía a las necesidades de tu empresa y la dinámica de tu equipo de trabajo.

4. Genera un buen clima y ambiente laboral

Independientemente de las distancias geográficas, la interacción social y la generación de un buen ambiente laboral es fundamental para la gestión de equipos de trabajo remotos. Aunque generar algunos eventos ocasionales de encuentros presenciales es útil para afianzar los vínculos sociales, en algunos casos no es posible. En estas situaciones, llevar a cabo reuniones en línea, videoconferencias de lluvia de ideas, fiestas o shows virtuales para los empleados y sesiones de bienvenida será vital para generar relaciones interpersonales positivas.

Crear tiempo para que los trabajadores remotos se conecten, compartan y cooperen entre ellos ayudará a que se construyan bases sólidas de compañerismo que harán el trabajo más productivo y sencillo.

5. Impulsa a cada miembro del equipo a adecuar su espacio de trabajo

Ahora que tus colaboradores trabajan desde casa es importante que separen sus espacios familiares de su lugar de trabajo con el fin de maximizar su productividad. 

Impulsa a tus colaboradores para que designen un espacio de su hogar que no interfiera con la rutina de las demás personas de la familia y permita que puedan trabajar enfocados y sin distracciones. Así mismo,invítalos a que organicen este lugar con los elementos que requieren para su labor, dispositivos, buena conexión a internet, papelería, etc y por supuesto, muebles que les brinden ergonomía y comodidad como es el caso de la silla y escritorio. 

Contar con un espacio adecuado de trabajo, iluminado, ventilado y libre de ruido, puede parecer insignificante pero es un factor clave para mejorar la experiencia laboral de los trabajadores y aportar a su desempeño.

6. Realiza videollamadas efectivas

En las circunstancias que muchas empresas experimentan actualmente utilizar la tecnología disponible es más importante que nunca y las videollamadas son parte de ello. Las reuniones en video o videoconferencias son un instrumento vital en la gestión de equipos de trabajo remotos pues su correcta utilización tiene efectos positivos en el desempeño, compromiso, motivación y colaboración de los empleados.

Pero ¿Cómo sacarles el mejor provecho? Convirtiéndolas en aliados y no en adversarios de la productividad. Planéalas e invita a sus asistentes con anterioridad, establece una agenda con temas definidos, genera momentos para la interacción e intercambio de ideas y motiva el uso de la videocámara para dar lugar a la comunicación verbal y no verbal. 

La herramienta que decidas utilizar juega un papel importante. Procura elegir aquellas con funciones relevantes para la colaboración. La versión de Google Meet disponible en el paquete de apps de Google Workspace es una opción excelente que permite la grabación de reuniones importantes, la colaboración en tiempo real con Jamboard y Drive, la generación de subtítulos para facilitar el trabajo de las personas con discapacidades auditivas, la presentación de documentos, entre otras opciones valiosas para los equipos remotos.

7. Pacta fechas de entrega para tareas y proyectos

Como ya lo sabes, la gestión de equipos de trabajo remoto puede traer diferentes retos y uno que preocupa particularmente a los directivos de muchas organizaciones es la capacidad de autogestión de los trabajadores para el cumplimiento de sus labores. Aunque algunos empleados son naturalmente organizados y diligentes en la realización de sus actividades, un buen número de colaboradores por lo general requiere otro tipo de estrategias para mantener su nivel de desempeño cuando trabajan desde casa. 

Dar a los trabajadores una fecha límite para lograr objetivos determinados les ayudará a permanecer encaminados y concentrados en las metas de su cargo. Hacerlo posible por medio de la tecnología es práctico y manejable con Asana. Esta solución permite a las organizaciones establecer fechas de inicio y finalización de proyectos, indicar el estado de avance de las tareas, automatizar los roles de responsables de acuerdo al progreso de las actividades y comentar en caso de requerir informar acerca de temas relacionados.

8. Gestiona archivos en la nube

Estamos en el 2022 y el almacenamiento en la nube es nada más y nada menos que uno de los métodos más eficientes y convenientes para guardar datos en línea. En un ambiente empresarial constantemente en movimiento gestionar archivos en la nube es necesario primero, para evitar las crisis que puede conllevar la pérdida de datos ocasionada por daños en equipos, y segundo, para permitir que los colaboradores remotos puedan acceder a la información desde dondequiera que estén.

Hay muchos proveedores de servicios de almacenamiento en Internet pero las empresas deben intentar seleccionar soluciones equipadas con funciones adicionales para que la gestión de estos archivos sea dinámica y no estática. Con Asana y Google Workspace, los colaboradores pueden gestionar sus datos en la gestión de tareas y trabajar colaborativamente en su edición en tiempo real para avanzar progresivamente en el logro de sus objetivos. 

9. Designa un canal de comunicación oficial

La comunicación es la base del éxito en la gestión de equipos de trabajo remotos. Por eso elegir un canal central a través del cual se pueda dirigir la comunicación es esencial para que los trabajadores se encuentren bien informados acerca de la actualidad organizacional, las metas, logros y desafíos a todo momento. 

Asana es una alternativa que incluye importantes soluciones de comunicación por medio de su opción de conversaciones, los comentarios en tareas y sus notificaciones. Además por medio de las integraciones puedes añadir otras aplicaciones como Google Drive, Google Calendar, Freshdesk, entre muchas otras para enriquecer el flujo comunicativo.

10. Haz seguimiento a los nuevos miembros del equipo remoto

Es muy probable que los teletrabajadores que han sido parte de la transición entre el trabajo presencial y remoto en tu organización no necesiten tanto apoyo como los nuevos para entender las herramientas para trabajo digital y la metodología de comunicación. Por eso, recuerda prestar atención, mentoría y guía a aquellos que apenas se integran.

Es normal que las personas que adoptan el teletrabajo por primera vez se sientan algo pérdidas al principio, por eso, solicitar el apoyo de quienes tienen experiencia podría ayudar mucho en su proceso de adaptación. Este tipo de ayuda también alimentará el clima laboral y el sentir de colaboración y cooperación en la distancia. 

Con una buena gestión el trabajo remoto mejora la productividad

Administrar un equipo de trabajo remoto eficientemente no debería generar temor. Si bien pueden surgir desafíos, gracias a las herramientas disponibles esta misión puede ser muy fácil y mucho mejor aún, puede mejorar considerablemente el desempeño y productividad de tus empleados. Ten presente los tips que te compartimos en este artículo y mejora el rendimiento de tus equipos en las nuevas metodologías de trabajo del mundo laboral.